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凉山州索玛花公益助学协会各部门职责

索玛花公益助学网是2008届服务于四川省凉山州金阳县的西部计划志愿者自发组织的公益组织,在志愿者、社会各界善缘人士、各界社会组织、团委和民政局的大力支持和帮助下,于2014年4月,正式在州民政局注册成立“凉山州索玛花公益助学协会”(以下简称“协会”),是非营利性民间公益组织,原名“索玛花公益助学网”。

协会宗旨通过网络与现实社会的互动,改善山区教育现状,扶助凉山贫困学生,支持西部民族地区教育,促进民族团结繁荣。

为便于分工协作,协会下设秘书处作为执行协调机构,秘书处下设技术部、外联部、调研部、项目部、财务部、助学点。

   秘书处:协助会长完成协会日常事务管理工作,负责文件的起草、各种档案的管理,进行信息交流,上传下达任务及通报任务执行情况。

1、做好协会例会和相关会议的通知及会议记录等工作,总结相关资料并归档(电子文档及上传于网站);

2、负责编制协会各种表格;

3、负责收集助学点每次下乡的照片及编撰工作(以电子文档的形式);

4、负责协调协会各部之间的关系,做好大中小型活动的前期准备和人员调配工作;

5、负责协调好助学点的日常事务工作,及时做好协会各部门和助学点的密切联系;

6、负责做好协会和助学点的资料备份,以便翻阅和查询;

7、负责做好协会网站的内容更新,每一个月不定期的在网站上公布各地区的事迹(优秀的和不优秀的),以便做到公开化;

8、负责审核各助学点上报的资料(贫困学生资料、公益项目资料等);

秘书处下设技术部:

    1、负责网络技术支持,包括网站维护管理,更新,管理程序开发和网络安全等;

    2、负责发现网站在技术上的不足之处,并进行二次开发;

    3、负责索玛花网站的安全,信息更新与维护、相关技术支持。

    秘书处下设外联部:外联部主要由离开凉山的大学生西部计划志愿者和爱心网友、会员组成。

     1、负责协会在网络和社会中的宣传工作,并尽可能联系外界各类援助适时策划开展各种类型的公益活动;

     2、负责为协会募集爱心物资和爱心资金(爱心人士委托协会做项目的资金),资金一律汇入协会指定的账户;

     3、外联部成员不接收现金,若有爱心人士需捐助现金,告知爱心人士汇入协会制定的账户;

     4、协助秘书处做好对外联络工作。

    秘书处下设助学部:负责各助学点受助学生资料的整理,协调各个资助点的资助款发放及后期反馈工作,资料库更新。

     1、负责对各助学点调研组组成员管理、培训;

     2、负责各助学点的学生资料管理;
     3、负责协会资助人档案管理;
     4、在每学期开学前跟各助学点调研组负责人沟通,确定发放时间,将发放金额等信息上报财务部(表格另行设计);
     5、在每学期发放工作结束以后,收集受助学生信息反馈表,安排人员统计更新信息,并尽快邮寄给资助人;
     6、及时掌握各助学点受助学生信息变化情况,做好孩子的跟踪调查,做好每次回访工作,把回访调查的信息上报给秘书处,以便存档上传至网站;
     7、在每学期结束时发布下一学期或学年的汇款通知,安排人手分批负责;

     8、撰写走访报告发布在网站论坛上,并向秘书处提供捐助所有信息,以便开展捐助工作;

     9、负责完成“花蕊行动”和“花苗行动”助学项目。

    秘书处下设项目部:项目部由熟悉凉山州各学校的志愿者组成。

     1、负责山区贫困学校的走访调研,根据协会要求,拟定项目书,传给秘书处进行修改,收录到协会项目库;

     2、负责山区和贫困学校通水通电等公益项目的实施;

     3、负责书写每次项目实施的总结,以便上传至网站论坛;

     4、协助办公室做好宣传工作。

     5、负责完成“花圃行动”和“花园行动”助学项目。

    秘书处下设财务部:负责对协会的财务、资产进行管理。财务部由会计、出纳组成。 

     1、负责依照<<民间非营利组织会计制度>>和《中华人民共和国会计法》、《会计基础工作规范》等财务制度建立网站的财务管理制度; 

     2、按网站财务制度建立健全的帐务,组织完成网站的财务核算工作; 

     3、对协会的资产以及资金进行登记和管理; 

     4、负责对协会的公益项目进行财务核算管理,对完成的项目进行清算并出具财务报告; 

     5、制定合乎需要的财务报表和统计分析报表; 

     6、按规定对各助学点财务资料进行存档管理; 

     7、负责捐赠物资的接收、调配、发运、反馈,协调各地物资发放;

     8、负责各助学的资金收入和资金支出管理,做好财务核算工作和财务报表,并及时上传于网站上进行公布;

     9、负责收集各助学点的财务报表。做的不对及时指出进行修改;

     10、负责协会贫困孩子银行卡的办理,并做好账号和密码的登记,负责联系各助学点财务人员,做好登记,以便资助人的询问和查账。

    秘书处下设助学点:主要是由县上在岗的大学生西部计划志愿者组成,主要是根据协会活动安排,开展好各助学点的公益活动。