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凉山州索玛花公益助学协会财务

管理制度

   

    为规范凉山州索玛花公益助学协会(以下简称“协会”)的财务工作,更好地发挥财务在业务管理活动中的作用,参考《民间非营利组织会计制度》、《企业内部控制规范——基本规范》及其他相关法律法规,结合协会的实际情况,制定本制度。本制度由索玛花公益助学协会秘书处、财务人员及相关人员讨论后共同制定,由理事会审批通过后执行。在符合本制度规定基础上财务部门可根据实际情况制定相关操作细则。

第一章 货币资金管理

一、总则 

  1、为了规范协会对货币资金的内部控制,保证货币资金的安全,提高货币资金的使用效益,制定本规范。

  2、本规范所称货币资金,是指组织所拥有或控制的现金、银行存款和其他货币资金。

二、现金管理

  1、根据组织的现金使用量及从银行提取现金的频率,规定现金库存余额不得超过1000元。超过库存限额的现金应当及时存入开户银行。

  2、应减少现金开支范围,尽量通过银行办理转账结算。

  3、取得的现金收入必须及时入账,不得坐支现金。

  4、借出款项必须执行严格的审核批准程序,严禁擅自挪用、借出货币资金。

  5、出纳于每月末对现金进行盘点,由会计负责监盘,编制《现金盘点表》。确保现金账面余额与实际库存相符。发现不符,及时查明原因,做出处理。

三、银行存款管理 

  1、主要业务活动的财务收支应尽量用银行支付的业务。

  2、 若月末银行对账单与银行账面金额存在差异,由出纳负责编制《银行调节表》,会计负责审核。

四、票据及有关印章的管理

  1、对银行预留印鉴实行严格的管理,不得由一个人保管支付款项所需的全部印章。

  2、采用支票付款方式的,支票簿和财务专用章由出纳保管,人名章由组织领导人或其授权人保管。

  3、采用临时银行存折或者银行卡付款方式的,密码由出纳保管,存折或卡由组织领导人或其授权人保管。

第二章 收入管理

一、总则 

  1、为了规范对收入的内部控制,保证收入及时、准确、完整的入账,制定本规范。

  2、本规范所指的收入包括捐赠收入、会费收入、提供服务收入、政府补助收入、投资收益、商品销售收入等主要业务活动收入和其他收入等。

二、收入类型 

  目前收入主要包括:捐赠收入和义卖。根据付款方对资金使用上的限制,收入被划分为限定性收入和非限定性收入。

三、收入管理

  1、一对一助学款、其他各类项目款,通过协会网站平台发布的项目、捐助人直接认捐的款项,接受协会公布的资金用途和双方权利义务等条款约束,财务部门应根据协会公布的资金用途等信息要求进行核算。

  2、通过协会地面活动捐赠的收入,应接受协会秘书处活动公告条款规定的资金用途和双方权利义务条款约束,财务部门根据活动公告有关条款进行核算。为避免在资金使用上产生纠纷,秘书处公告应在活动现场进行张贴公示。

  3、接受大额捐赠收入,应由经协会授权的志愿者与捐赠人签订捐赠协议,财务部门根据协议相关条款进行核算。

  4、因捐赠项目情况发生变化、项目结束有结余资金等原因发生限定性收入需要进行科目调整的,应事先征得捐助人同意并保留原始记录或签订补充协议。非限定性收入进行科目调整必须说明原因并经审批人审批同意。

  5、未经协会授权的志愿者不准接收捐赠款项。应捐助人要求代办小额一对一助学汇款手续,必须与捐助人说明代办性质并应事先告知协会出纳。除此之外接收捐赠款项必须由协会指派志愿者接收。特别是通过地面活动公开接收捐赠的,协会尽量委派异地志愿者担任活动财务志愿者,活动财务志愿者直接由协会秘书处领导。

  6、捐赠收入原则上应全额确认收入,筹资活动中发生的筹资费用应办理相关审批手续或借款手续。因各地活动过程中发生筹资费用金额较大,志愿者无法代垫的,可归集原始凭证后当场办理请款手续,由活动财务志愿者口头请示审批人同意后从活动收入中报支。

四、收款流程

  1、无论是通过银行还是现金方式,在收到款项后,出纳应及时开具收据给付款人。

  2、各地开展活动收到捐赠款项,由协会委派财务志愿者负责收款,收到款项必须出具收据给付款人,活动结束应及时缴入协会指定账户。

  3、收据一式三联,包括付款人联、记账联、存根联。

  4、收据连续编号,按顺序使用。写错的收据,应注明“作废”,不得撕下。

  5、收据包括以下重要信息:是否限定、收入性质、金额、付款人信息、收款人签字、加盖财务章。如果是现金收款,需付款人签字。收据信息应当填写准确、完整。

  6、会计于每月末审核收据的使用情况。

第三章 支出管理

一、总则

  1、为了规范组织对支出的内部控制,保证支出的有效、及时、准确,制定本规范。

  2、本规范将包括如下内容:支出类型、报销标准、票据规范和支出申请审批流程等。

二、支出类型 

  日常支出按支出性质分类主要分为固定资产及办公用品采购、工资及办公室固定支出、手机费、出差综合补贴、市外交通费、市外住宿费、业务招待费、其他日常支出等等。

三、报销标准 

  1、固定资产及办公用品采购。初次采购,应货比三家后,挑选出最佳供应商。与最佳供应商建立长期的合作关系之后,可省去货比三家。采购前应事先征求审批人的口头同意,或者申请借款。

  2、工资及办公室固定支出。目前暂不需要支出。

  3、手机费补贴。目前暂不报销,以后制定相关报销制度后执行。

  4、市外交通费。因公出差,应尽量乘坐火车或者价格相近的打折机票经济舱。如果不在火车上过夜,则乘坐硬座;如果在火车上过夜,则乘坐硬卧。原则上因公出差不得乘坐飞机,如因紧急情况需要乘坐飞机的,可申请乘坐飞机经济舱,请在票后注明“原因”。因公出差,应事先通过电子邮件征得审批人同意。如超标准乘坐交通工具的,超标准部分由志愿者或工作人员自己负担。

  5、市外住宿费。因公出差住宿,应本着节约从简的原则,以住青年旅舍和快捷酒店为主,住宿费报销一律不得超过150元/房/天。报销住宿费时按限额标准内据实报销、超额自负的原则。

  6、出差综合补贴。因公出差,享受30元/天的出差综合补贴。综合补贴包含了出差餐补、市内交通补贴等零星费用。

  7、业务招待费。在索玛花工作对外接触中,招待外部人员包括政府人员、捐赠人、合作方等,应本着必须、从简、合理的原则,招待标准不超过50元/人/次。请在票后注明“何事,几人”。招待外部人员前因事先征得审批人同意。

  8、其他费用。除上述常规支出外,还有一些其他的费用支出,费用发生前都应先征得审批人同意,其他一些例如服务费、制作费等等。这些支出需参照“项目预算”进行审批。

四、支出申请审批流程 

  申请人需真实、准确、完整的填写支出申请单信息。如果是“工资及办公室固定支出”,经审批人首次审批之后,每次支出,只需由会计审核,出纳复核后付款;如果是在“报销标准”和“项目预算”之内的支出,由会长审批,会计审核,出纳复核后付款;如果是因特殊情况超出报销标准的,或者超出项目预算的,或者上述规定之外的非常规支出,由理事会讨论后审批,会计审核,出纳复核后付款。

五、票据规范 

  一般情况下,申请人须提供正规的发票。如果申请人实在无法取得发票,应取得由收款方签字或盖章的收据并附相同性质的其他正规发票作为替票。相同性质的发票是指,如果申请人报销的是办公用品,只能取得办公用品的收据,那么就需要同时附上一张办公用品的其他发票作为替票,而不能附上一张餐票作为替票。这样做的目的,一是为了规避税务风险,二是为了保证财务核算与实际经济业务相符。

  支出类型包括:

  GC——固定资产采购 BP——办公用品采购 GZ——工资性支出 BS——办公室固定支出 CZ——出差综合补贴 SJ—— 手机费补贴 ZD——业务招待费 WJ——市外交通费 WZ——市外住宿费 QT——其他费用

第四章 项目核算 

一、总则 

  为了辅助项目管理,为其提供财务数据方面的支持,财务按照项目进行辅助核算。为了规范组织对项目核算的内部控制,制定本规范。

二、项目及费用科目的制定 

  财务人员应当在与项目部充分沟通之后,制定《业务活动表》中报表科目项下的二级项目子科目及三级费用子科目。科目的制定应考虑到以下因素:

  1、组织自身的业务发展

  2、管理层对财务数据的要求

  3、捐赠方对财务数据的要求

  4、与预算的衔接

第五章 预算管理

一、总则 

  1、预算管理包括前期预算的编制、中期预算的控制及调整、后期预算与实际的差异分析并为下一次预算的制定提供宝贵经验。为了规范对预算管理的内部控制,制定本规范。

  2、本规范所指的预算包括两种,一种是组织整体年度预算、一种是项目预算。

二、前期预算的编制 

  1、年度预算的编制

  每年2月之前编制完成组织整体本年的《年度预算》。《年度预算》的编制分为两部分,一部分是组织经常性支出,例如全体人员的办公费等日常必须的支出,由财务部提供;另一部分是直接项目支出,这部分由各项目负责人和各部门负责人提供。此外,还包括预计的收款金额和进度,这部分由筹款人或者捐赠方提供。经财务部汇总并最终编制完成《年度预算》。

  2、项目预算的编制

  《项目预算》的编制也分为两部分,一部分是直接项目支出,这部分由项目负责人提供;另一部分为间接项目支出,例如房租等,这部分由财务人员提供。此外,还包括预计的收款金额和进度,这部分由筹款人或者捐赠方提供。经财务部汇总并最终编制完成《项目预算》。

三、中期预算的控制及调整

  预算的控制有两层,一层是报表层面的控制,包括组织整体的《业务活动表》与《年度预算》的对比、及《项目核算表》与《项目预算》的对比;另一层是报销层面的控制,通过《支出申请单》实现。财务部应针对预算实施过程中发生的大额偏差与领导人及项目负责人及时地沟通,进行项目上或者财务上的调整。

四、后期的实际与预算差异分析

  1、年度决算与预算差异分析

  财务部于每年2月之前完成上年的年度决算与预算差异分析,并为今后年度预算的制定提出建设性的建议。

  2、项目决算与预算差异分析

  财务部于项目结束后一个月之内完成项目决算与预算差异分析,并为今后项目预算的制定提出建设性的建议。项目决算报告及差异分析的完成时间可适捐赠方的要求进行调整。

第六章 财务报告编制

一、总则

  1、为了规范组织的财务报告编制,保证组织的经营状况能够通过财务报告及时、准确、完整地反映,制定本规范。

  2、本规范所指的财务报告指资产负债表、业务活动表、现金流量表及报表附注。

二、会计制度

  按照《民间非营利组织会计制度》编制财务报表。

三、会计年度

  组织的会计年度为每年1 月1 日至12月31日。

四、结账日

  财务的结账日为每月最后一天。

五、报告提交日 

  1、整体的财务报告。财务部于每月10号之前提交上月的财务报告。每年1月底之前提交上年的财务报告。

  2、项目财务报告。财务部于项目结束后一个月之内完成项目财务报告。项目财务报告的提交时间可适捐赠方的要求进行调整。

 附:财务岗位设置及职责

 一、总则 

   为了明确职责,促使财务工作在协作中顺利完成,制定本规范。

二、协会会长职责 

  1、审阅《财务管理制度》并推动执行;

  2、审阅《财务报告》和《预算》,就问题与相关方沟通;

  3、与财务部长沟通其对财务的要求。

三、财务部长职责 

  1、起草并修订《财务管理制度》;

  2、设计《财务报告》和《预算》的内容框架;审阅《财务报告》及《预算》并上报给管理层、捐赠方、项目人员及相关政府机构和部门;

  3、与上述相关方沟通他们对财务的要求;

  4、了解组织的经营状况,参与组织的管理决策,并根据财务信息提供建设性的意见;

  5、掌握国家与财务有关的各项政策法规,并与管理层、财务人员及相关人分享。

  6、负责组织各地区活动过程中财务监督员的组织和委派。

四、会计职责 

  1、必须严格遵守财经纪律,执行会计法及协会制定的各项财务规章制度。   2、正确区分限定性收入与非限定性收入,严格业务活动成本、管理费用(间接费用)和筹资费用(直接费用)的核算,根据各部门要求及时、准确核算到位。正确反映出每个核算单位的收支余情况。

  3、协助各部门应收、应付款项的清理催收工作。

  4、根据协会各部门的要求,及时、准确提供有关数据资料及报表。

  5、定期对办公设备、宣传用设备、现金、银行存款等清查核对,做到帐帐、帐物、帐款相符,发现问题及时向协会主管领导汇报。

6、按时做好总帐、分类帐、辅助项目帐、各项报表工作。    

7、根据各业务部门的年度工作情况和收支计划,汇集编制协会年度收支预算草案。

  8、积极参与财务收支分析和财务管理决策;

    9、负责会计凭证,帐册凭证的保管及会计档案归档工作。

五、出纳职责 

  1、严格执行财务管理制度和银行结算制度。

  2、按序时记好《现金日记帐》、《银行存款日记帐》。

  3、库存现金不超限额,保证现金的安全与完整。

  4、发现长余或短缺现金要及时汇报,及时查明原因,按规定的手续核销;银行对帐单与单位银行存款日记帐不一致时,要及时核对,查找原因,并编制银行余额调节表,待下月调整入帐。

5、做好协会的收入对帐和定向捐款的专项核算工作,核对项目,核准金额,不出差错。

6、支出凭证做到签字齐全、手续完备。内容真实。 

7、加强票据、银行空白凭证、银行印鉴的管理,认真做好票据的购领、使用和缴销手续。  

8、协助主办会计做好有关的财务工作,接受主办会计的指导和监督。   

9、认真负责做好日常的出纳结报工作,月底做好出纳结报单,连同有关凭证,及时送交主办做帐。